Как организовать хранение документов в офисе?

Какие виды хранения документов в офисе существуют?

В офисе выделяют три основных типа хранения: физическое, цифровое и гибридное. Физическое хранение включает шкафы, архивы, огнестойкие сейфы и стеллажи. Такой подход нужен для бумажных документов с юридической значимостью или тех, для которых необходим быстрый физический доступ.

Как выбрать шкаф или архив для документов?

При выборе шкафов и архивов ориентируйтесь на объем документов, требования к огнестойкости и безопасности. Обратите внимание на класс огнестойкости, материал корпуса, наличие замков и возможность контроля доступа. Важны размеры и вместимость, чтобы можно было удобно размещать шкафы и легко добираться до нужного документа.

Также учитывайте эргономику доступа: высоту полок, возможность быстрой модернизации конфигурации, наличие маркировки и лёгкого доступа к наиболее часто используемым папкам.

Как обеспечить защиту конфиденциальной информации в шкафах?

Защита конфиденциальной информации начинается с физической безопасности: используйте надёжные замки, огнеупорные шкафы и устойчивые к взлому конструкции. Организуйте систему учёта ключей и контроля доступа, ограничьте копирование ключей и контролируйте выдачу временных ключей.

Какие электронные замки выбрать для шкафов хранения документов?

Типы электронных замков для шкафов:

1. Кодовый замок, прост в установке, дешевле.

2. Замок с RFID картой или брелком, удобно выдавать доступ сотрудникам, легко отзывать карты.

3. Биометрический замок, высокий уровень контроля.

4. Смарт замки, управление через мобильное приложение, удалённый доступ, варианты интеграции с существующими системами контроля доступа.

Плюсы использования электронных мебельных замков для хранения документов:

1. Усиленная безопасность доступа - электронные мебельные замки позволяют настраивать уровни доступа по ролям, времени суток и конкретным сотрудникам, что ограничивает доступ к чувствительной документации.

2. Журналы аудита и отслеживание - система регистрирует каждое открытие и попытку доступа, что упрощает расследование инцидентов и демонстрирует соблюдение регламентов.

3. Гибкость и удобство -  доступ к нужным документам можно предоставлять без физической выдачи ключей, а права легко корректировать по мере изменения должностей или проектов.