Преимущество установки электронных гостиничных систем
В ноябре, коммерческий директор компании «OZLocks», Алексей Клещёв провёл вебинар по теме оснащения гостиниц электронными замками и энергосберегающими выключателями. Предлагаем вам ознакомится с текстовой версией основных тезисов, озвученных на встрече.
Электронные замки для гостиниц: 14 преимуществ
Для отельеров система электронных замков и энергосберегающих выключателей установленных в комплексе с программным продуктом разработанным компанией «OZLocks» решает сразу несколько вопросов: заселение гостей становится более простой и быстрой процедурой, а все данные по заселению и нахождению в номере можно легко контролировать в PMS на рабочем компьютере администратора.
Данная архитектура исключает заселение вне кассы, делает нахождение в отеле безопасным и удобным для гостей, а также снижает риск возникновения неприятных ситуаций. Гость не сможет жить в номере дольше оплаченного срока, не попадет в комнату для персонала и не откроет по случайности соседний шкафчик в отельном спа.
Как работает система электронных замков
В двери номеров отеля врезаются запирающие механизмы, которые управляются с помощью программного обеспечения на компьютере и карточек-ключей. При заселении гость получает карту, привязанную к его брони. С этой картой он может свободно перемещаться по отелю: открывать номер, заходить в ресторан и открывать шкафчик в отельном бассейне.
Для более высокой эффективности лучше дополнять электронные замки энергосберегающими выключателями. В этом случае непосредственно в номере устанавливается энергосберегающий программируемый карман, с помощью которого можно контролировать фактическое использование номерного фонда.
При этом отельер видит, какие номера заняты, какие — свободны, находится ли гость в номере и можно ли отправить к нему room service. Также он может программировать карты для персонала и с их помощью давать доступ только к тем помещениям, которые нужны сотруднику по должностным обязанностям.
Также система позволяет дополнительно контролировать работу персонала. Её можно настроить так, что каждый день или неделю на указанный адрес будет приходить отчет. Его можно сравнить с отчетами из PMS отеля и увидеть реальную картину: кто в какое время заселялся, сколько длилось проживание.
Как работает система электронных замков
В двери номеров отеля врезаются запирающие механизмы, которые управляются с помощью программного обеспечения на компьютере и карточек-ключей. При заселении гость получает карту, привязанную к его брони. С этой картой он может свободно перемещаться по отелю: открывать номер, заходить в ресторан и открывать шкафчик в отельном бассейне.
Для более высокой эффективности лучше дополнять электронные замки энергосберегающими выключателями. В этом случае непосредственно в номере устанавливается энергосберегающий программируемый карман, с помощью которого можно контролировать фактическое использование номерного фонда.
При этом отельер видит, какие номера заняты, какие — свободны, находится ли гость в номере и можно ли отправить к нему room service. Также он может программировать карты для персонала и с их помощью давать доступ только к тем помещениям, которые нужны сотруднику по должностным обязанностям.
Также система позволяет дополнительно контролировать работу персонала. Её можно настроить так, что каждый день или неделю на указанный адрес будет приходить отчет. Его можно сравнить с отчетами из PMS отеля и увидеть реальную картину: кто в какое время заселялся, сколько длилось проживание.
Плюсы электронных систем для отельеров.
Можно контролировать заселения в обход кассы. Электронный замок хранит в памяти до 1 000 операций, а в связке с ПО, дополнительным оборудованием и PMS видно время заселения и выселения. Информацию по заселениям из ПО можно сравнить с деньгами в кассе и выявить «левые». При этом не обязательно увольнять администраторов, достаточно просто показать, что управляющий или собственник контролирует этот процесс.
Иногда собственники закрывают глаза на подобные ситуации, считая, что это просто возможность немного подзаработать для администратора. Однако за год такой «подработки» вне кассы получается, что собственник теряет значительную часть выручки.
Интегрируется с PMS отеля. Это еще больше автоматизирует работу, помогает избежать ошибок и освобождает время персонала для других важных задач.
Важно: проверяйте, интегрируется ли ваша АСУ с выбранной вами системой электронных замков. TL: WebPMS и замки OZLocks интегрируются.
Нельзя сделать дубликаты ключей. Гости чувствуют себя в большей безопасности, а отельер может эту безопасность гарантировать.
Можно настроить доступ по времени. Когда оплаченное время закончится, попасть в номер гость не сможет. Чтобы продлить доступ, гостю надо будет заплатить. Такой порядок минимизирует неприятные спорные ситуации с гостями.
Удобно распределять права доступа к номерам и служебным помещениям. Сотрудники будут иметь доступ только в те помещения, где им надо быть для выполнения рабочих обязанностей, а гость не сможет открыть своим ключом соседний номер или комнату, где хранится оборудование для персонала.
Увеличивается скорость заселения. Если в отеле есть интеграция электронных замков с PMS-системой, например, TL: WebPMS, то данные о госте достаточно внести в систему один раз. Дальше она сама продублирует все необходимые действия: например, передаст информацию в МВД.
Легко контролировать объект в режиме реального времени даже в периоды полной загрузки. Все заселения, выселения, нахождение гостей в номерах видно на рабочем столе ПО OZLocks и в PMS: спланировать уборку становится гораздо проще.
Проще контролировать качество уборки. Современный стандарт уборки номера после выезда гостя — 20 минут. Если сотрудник находится в номере меньше, такие номера, скорее всего, нуждаются в более тщательной уборке.
Экономит электроэнергию и заботится о пожарной безопасности. Когда гость выходит из номера, через 30 секунд отключаются все электроприборы.
Энергосберегающий элемент системы помогает защититься не только от забывчивости гостей — например, когда гость забывает выключить телевизор, выходя из номера на целый день, а отельер вынужден платить за электричество.
Также он позволяет не переплачивать за работу техники, которую гости привозят с собой и используют даже в свое отсутствие — например, мультиварку, компьютер.
А самое важное — благодаря отключению электричества в номере, где никого нет, исключается риск короткого замыкания. Для пожарной безопасности это первостепенно.
Повышает лояльность гостей. Когда вместо ключа гость получает тонкую легкую карту, ему удобно открывать двери, в номере всегда чисто, а на ресепшене гостя не задерживают из-за бумажной волокиты, у него формируется впечатление об отеле как о современном и технологичном объекте.
Преимущества электронных систем для гостей.
— Ключ занимает мало места. Он везде помещается: можно положить вместе с банковской картой в карман или кошелек.
— Замок открывается легко. Обычный ключ может заедать, а замок, который открывается карточкой, срабатывает автоматически.
— Ключ работает на всей территории отеля. Можно использовать одну карту, чтобы открыть дверь номера, индивидуальный сейф и шкафчик в бассейне.
— Случаи заселения в занятые или неприбранные номера исключаются. Администратор видит общую картину номеров и вовремя отправляет персонал для уборки.
Ответы на часто задаваемые вопросы.
Как происходит переход от механических замков к электронным?
В «OZLock»s подбирают электронные замки так, чтобы не приходилось полностью менять двери. Сначала снимается механический замок, вставляется мортиза — врезная часть замка, и прикручиваются с внутренней и внешней сторонам двери накладки замка. Затем их программируют — привязывают к конкретному номеру комнаты.
Как гость получает ключ?
Администратор прикладывает карту к программатору, и через 3 секунды выдает гостю карточку-ключ.
Что делать, если в отеле уже установлены электронные замки, но отель хочет перейти на обслуживание в другую компанию?
Если отель хочет перейти на продукцию «OZLocks», то сами замки переустанавливать не нужно — достаточно заменить только контроллеры и программное обеспечение. Это позволит хорошо сэкономить: заплатить нужно 30–50% от общей стоимости замков.
На какой стадии работы отеля удобнее всего устанавливать замки?
Удобнее всего устанавливать замки на стадии стройки отеля либо в «не сезон», когда гостей меньше. Обычно «OZLocks» устанавливают замки поэтажно: пока специалисты работают на одном этаже, гостей заселяют на другие.
В практике компании есть и такие случаи, когда специалисты меняли замок на электронный, пока клиент находился в номере.
Можно ли подделать электронный ключ?
Нет, карту нельзя подделать или скопировать. Если карта потеряется, гостю выдадут новую, а по потерянной зайти будет нельзя, даже если она найдется.
Как еще обезопасить гостей?
Один из элементов электронной системы — кнопка экстренного вызова персонала. Можно установить такие кнопки в номерах и санузлах. Последнее — обязательное условие для четырехзвездочных отелей.
За какой период отельер может окупить установку электронных замков?
По данным «OZLocks», за 3–4 месяца можно полностью окупить потраченную сумму. Это происходит за счет экономии на электроэнергии и отсутствия заселений «вне кассы».
