Как исключить заселения гостей в отелях в обход системы учета

Сегодня в отельном бизнесе одним из важных аспектов является предотвращение заселения гостей в обход официальной системы учета. Такие "серые" схемы не только приводят к прямым финансовым потерям, но и создают риски для безопасности, нарушают статистику и искажают реальную картину загрузки отеля.

Эта статья расскажет о распространенных схемах "обходного" заселения и о том, как современный программно-аппаратный комплекс АУРА.Inspection от компании Озлокс помогает исключить эти риски, обеспечивая полный контроль и прозрачность.

Проблема заселения в обход PMS системы гостиницы 

Независимо от звездности отеля, проблема «неучтенных» гостей остается актуальной: сотрудники могут заселить знакомых без оформления, принять оплату наличными «мимо кассы» или просто ошибиться в учете.

Распространенные схемы "обходного" заселения:

• Сотрудник (например, администратор или сотрудник службы безопасности) напрямую договаривается с гостем, принимает оплату наличными, минуя кассу отеля, и предоставляет ему доступ в номер.
• После выезда гостя, сотрудник не блокирует его карту или не забирает ключ, а повторно выдает его следующему "мимокассовому" клиенту.
• Сотрудник сознательно не регистрирует гостя в системе, например, предоставляя ему доступ в номер, который уже был оплачен другим гостем, или просто игнорируя процедуру регистрации.
• Знакомые и родственники сотрудников проживают в технически свободных номерах ночь-две без оформления. Чаще всего — в будние дни и в низкий сезон, когда отсутствие в PMS не вызовет вопросов.

Почему так важно исключить "обходные" заселения?

Проблемы заселения "левых" клиентов для отеля:

• Финансовые потери. Каждый незарегистрированный гость – это прямая потеря дохода.
• Нарушение статистики. Неточная информация о загрузке отеля искажает аналитику и мешает принимать правильные управленческие решения.
• Риски безопасности. Невозможность отследить, кто находится на территории отеля, создает угрозу для других гостей и имущества.
• Репутационные риски. Подобные схемы могут привести к негативным отзывам и потере доверия клиентов.
• Юридические последствия. Незаконная деятельность сотрудников может иметь серьезные правовые последствия.

Эффективный контроль фактического заселения номеров

Многие владельцы гостиниц сталкиваются с обманом со стороны сотрудников. Но постоянно следить за персоналом или нанимать на должность администратора человека, которому доверяешь – выход, доступный не каждому. Чтобы не терять прибыль, владельцу необходимо принять меры по контролю за персоналом.

АУРА.Inspection - цифровой контролер выручки отеля

Программно-аппаратный комплекс АУРА.Inspection – это инновационное решение, призванное полностью исключить возможность заселения гостей в обход системы учета, обеспечивая полный контроль и прозрачность процессов в вашем отеле.

АУРА.Inspection - независимый цифровой контролер выручки отеля, который сопоставляет реальную активность каждого номера с PMS и сразу сигнализирует о расхождениях. Система уже работает на 200+ объектах в России и входит в реестр российского ПО. АУРА.Inspection — это не просто система учета, а полноценный модуль экосистемы «АУРА», объединяющей контроль доступа, управление освещением, климатом, сервисные запросы гостей и аналитику работы персонала.

Система Inspection отслеживает фактическое проживание гостей через анализ энергопотребления в каждом номере. Сенсоры фиксируют электропотребление всех ключевых устройств: освещение, телевизор, кондиционер, водонагреватель, розетки. Если в номере, который по данным PMS числится свободным, фиксируется активное энергопотребление — система мгновенно сигнализирует о расхождении.

Ключевые преимущества АУРА.Inspection для борьбы с "серыми" заселениями в гостинице:

• Полное исключение "обходных" заселений. Система определяет любые попытки доступа без официальной регистрации.
• Предотвращение финансовых потерь. Гарантирует, что каждое заселение будет учтено и оплачено.
• Повышение безопасности. Полный контроль над тем, кто находится на территории отеля.
• Прозрачность и отчетность. Точные данные о загрузке и операциях для эффективного управления.
• Улучшение клиентского опыта. Быстрое и беспроблемное заселение для законопослушных гостей.
• Снижение рисков для персонала. Система исключает возможность "личных договоренностей" и нелегальной деятельности.

Видеть каждое заселение в ваших номерах в реальном времени

Сенсоры АУРА фиксируют электропотребление каждого номера в реальном времени: освещение, телевизор, кондиционер, водонагреватель, розетки. По характеру нагрузки и времени суток система определяет тип активности. В конфигурации с датчиком присутствия номер дополнительно фиксирует факт нахождения человека напрямую — даже если он ничего не включал. Система автоматически сравнивает фактическую активность номера с его статусом в PMS. Собственный алгоритм паттерн-распознавания: «свободный номер с устойчивой нагрузкой 6 часов и более» — это расхождение. При расхождении вы получаете уведомление в Telegram, email или push-приложение. Указано: номер, время, тип активности, дежурный администратор, длительность нагрузки.